Studiovertrag / Datenschutz-Zusatz für Studios
Vertrags- und Datenschutzregeln für Studios, die NaillyPro Studio zur Kundenverwaltung, Buchung, Kommunikation und Verifikation nutzen.
1. Geltungsbereich und Vertragsfassung
Dieser Studiovertrag und Datenschutz-Zusatz regelt die Nutzung von NaillyPro Studio durch Studios, Saloninhaberinnen, Artists und sonstige gewerbliche Anbieter. Er ergänzt die AGB und gilt in der jeweils bei Registrierung, Setup oder Dashboard-Bestätigung akzeptierten Version.
2. Rollen der Parteien
NaillyPro Studio stellt die technische Plattform für Studio-Profil, Buchung, Kundenverwaltung, Kommunikation, Zahlungen, Nachweise und Support bereit. Das Studio ist für die eigene Studioleistung, die eigene Kundendatenpflege, rechtmäßige Kommunikation, Studioinhalte, Impressums- und Datenschutzpflichten sowie Lösch- und Auskunftsentscheidungen zu eigenen Studio-Kundendaten primär verantwortlich. Soweit NaillyPro Studio Studio-CRM-, Messaging- oder Verwaltungsfunktionen im Auftrag des Studios betreibt, handelt NaillyPro Studio als technischer Dienstleister beziehungsweise Auftragsverarbeiter im Rahmen der Plattformfunktionen.
3. Kundendaten, Kundenpflege und Wiedererkennung
Studios dürfen Kundendaten in NaillyPro Studio nur für Terminabwicklung, Kundenverwaltung, berechtigte Studio-Kommunikation und rechtmäßige Nachweise verwenden. Daten müssen sachlich richtig, zweckgebunden und auf das erforderliche Maß begrenzt sein. NaillyPro Studio kann innerhalb desselben Studios bestehende Kundenkontakte anhand von Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer wiedererkennen, um Terminentwürfe und Buchungen korrekt zuzuordnen und Dubletten zu vermeiden. Ein studio-übergreifender Abgleich von Kundenkartei-Daten findet nicht statt. Studios sind für Korrekturen, CRM-Pflege, Dubletten, manuelle Notizen und die Entscheidung verantwortlich, ob ein Studiokontakt gelöscht, anonymisiert oder wegen gesetzlicher Pflichten archiviert wird.
4. Marketing, Einwilligung und Widerruf
NaillyPro Studio kann Double-Opt-in, Consent-Status, Unsubscribe-Links, Präferenzen, Versandprotokolle und technische Sperren bereitstellen. Das Studio bleibt verantwortlich für Inhalt, Zielgruppe, Einwilligungsgrundlage, Nachweisbarkeit, wettbewerbsrechtliche Zulässigkeit und Beachtung von Widerrufen einzelner Kampagnen. Marketing darf nur an Kontakte mit nachweisbarer Einwilligung oder einer sonst tragfähigen Rechtsgrundlage versendet werden.
5. Betroffenenrechte und Support
Auskunfts-, Lösch-, Berichtigungs-, Einschränkungs- und Widerspruchsanfragen zu Studio-Kundendaten werden primär vom Studio bearbeitet. Geht eine Anfrage bei NaillyPro Studio ein, leitet NaillyPro Studio sie soweit erforderlich an das Studio weiter oder unterstützt technisch bei Export, Korrektur, Löschung, Sperrung oder Anonymisierung. Buchungs-, Zahlungs-, Rechnungs- und Nachweisdaten können archiviert werden, soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Verteidigungspflichten entgegenstehen.
6. Referenzbilder und aktuelle Nagelfotos
Referenzbilder und aktuelle Nagelfotos dienen nur der Vorbereitung des konkreten Termins. Sie dürfen keine unnötigen personenbezogenen oder sensiblen Informationen enthalten und werden spätestens zum jeweiligen Termin beziehungsweise durch den automatischen Cleanup danach aus Storage und Buchungsreferenz entfernt. Studios sollen solche Bilder nicht eigenständig in andere Systeme übernehmen, wenn dies für den Termin nicht erforderlich ist.
7. Gewerbe- und Verifikationsnachweise
Gewerbenachweise, Registerauszüge, Ausweisdaten oder sonstige Verifikationsunterlagen werden nur zur Studio-Prüfung genutzt. Nach Freigabe oder Ablehnung werden hochgeladene Dokumentdateien aus dem privaten Storage gelöscht; gespeichert bleiben nur minimale Audit-Metadaten wie Prüfstatus, Zeitpunkt, prüfende Person, Report-IDs und Entscheidungshinweise. Bei Stripe Identity speichert NaillyPro Studio keine Rohdokumente, sondern nur erforderliche Status- und Report-Referenzen.
8. Sensible Daten und Freitexte
Studios dürfen in Freitexten, Notizen, Nachrichten oder Uploads keine Gesundheitsdaten, Allergien, Diagnosen, biometrischen Daten oder sonstigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten speichern, außer das Studio hat hierfür eine eigene Rechtsgrundlage, informiert die betroffene Person und stellt angemessene Schutzmaßnahmen sicher. NaillyPro Studio kann solche Inhalte löschen oder Funktionen einschränken, wenn ein Risiko bekannt wird.
9. Externe Dienste und optionale Integrationen
Stripe, PayPal, Google, MapTiler, Telegram, OpenAI und E-Mail-/SMTP-Dienste können je nach aktivierter Funktion personenbezogene Daten verarbeiten. PayPal und Telegram sind für viele Verarbeitungen eigene Verantwortliche; Google und OpenAI können je nach Dienst Auftragsverarbeiter oder eigene Verantwortliche sein. Optionale Studio-Integrationen werden vom Studio freiwillig aktiviert; das Studio muss Kundinnen und Kunden hierüber in eigenen Hinweisen informieren, soweit es eigene Kommunikation, externe Kanäle oder Sprachtranskription nutzt. Bei Telegram-Terminfunktionen dürfen Studios nur solche personenbezogenen Daten per Text oder Sprache übermitteln, die für die Terminerstellung erforderlich sind; besondere Kategorien personenbezogener Daten sollen nicht über Telegram oder Sprachnachrichten übermittelt werden.
10. Mitwirkung und rechtmäßige Inhalte
Studios sichern zu, nur rechtmäßige, zutreffende und rechtefreie beziehungsweise lizenzierte Inhalte hochzuladen. Das Studio hält Zugangsdaten sicher, prüft Buchungen im Dashboard, pflegt Preise und Leistungen aktuell und informiert NaillyPro Studio unverzüglich über Datenschutzvorfälle, fehlerhafte Kundendaten, missbräuchliche Nutzung oder rechtswidrige Inhalte. NaillyPro Studio darf technische Sperren, Löschungen oder Nachfragen vornehmen, wenn dies für Sicherheit, Datenschutz oder Plattformbetrieb erforderlich ist.
11. Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Auftragsverarbeitung
Soweit NaillyPro Studio personenbezogene Studio-Kundendaten ausschließlich nach Weisung des Studios verarbeitet, bildet dieser Datenschutz-Zusatz eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Gegenstand ist der technische Betrieb von Kundenkartei, Terminverwaltung, Kommunikation, Dateiablage, Export, Sicherung und Support. Die Verarbeitung beginnt mit Aktivierung der jeweiligen Studiofunktion und endet mit Vertrags- beziehungsweise Kontolöschung, vorbehaltlich vereinbarter Reaktivierungsfristen, Backups und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
12. Datenarten und betroffene Personen
Verarbeitet werden können Stamm- und Kontaktdaten, Buchungs- und Leistungsdaten, Terminhistorie, Kommunikations- und Einwilligungsdaten, technische Nutzungs- und Protokolldaten, Profil- und Referenzbilder sowie Zahlungsstatus und Zuordnungsdaten. Betroffen sind insbesondere Kundinnen und Kunden, Interessierte, Studiomitarbeitende und Kontaktpersonen des Studios. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind nicht Gegenstand der regulären Plattformleistung und dürfen nur bei eigener Rechtsgrundlage und ausdrücklicher Abstimmung verarbeitet werden.
13. Weisungen und Vertraulichkeit
Das Studio erteilt Weisungen grundsätzlich durch Nutzung und Konfiguration der Plattform sowie über dokumentierte Supportanfragen. NaillyPro Studio verarbeitet Auftragsdaten nur auf dokumentierte Weisung, außer eine gesetzliche Pflicht verlangt eine andere Verarbeitung; soweit zulässig wird das Studio vorher informiert. Personen mit Zugriff auf Auftragsdaten werden zur Vertraulichkeit verpflichtet und erhalten nur die für ihre Aufgabe erforderlichen Berechtigungen.
14. Technische und organisatorische Maßnahmen
NaillyPro Studio trifft angemessene Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere rollenbasierte Zugriffe, starke Authentisierungsmöglichkeiten, Transportverschlüsselung, geschützte Geheimnisse, getrennte Produktionsspeicher, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, Backups, Wiederherstellungsverfahren, Löschläufe und regelmäßige Aktualisierung eingesetzter Komponenten. Details können dem Studio auf berechtigte Anfrage in einer TOM-Dokumentation bereitgestellt werden, soweit dadurch keine Sicherheitsinteressen beeinträchtigt werden.
15. Unterauftragsverarbeiter und Drittlandtransfers
Das Studio genehmigt den Einsatz der in der Datenschutzerklärung beschriebenen Infrastruktur- und Funktionsanbieter als Unterauftragsverarbeiter, soweit sie für aktivierte Funktionen eingesetzt werden, insbesondere Supabase, Vercel, E-Mail-Dienste, Expo/Google Firebase sowie je nach Einordnung weitere Anbieter. Änderungen der wesentlichen Unterauftragsverarbeiter werden in den Rechtstexten oder über einen geeigneten Kanal bekannt gegeben. Das Studio kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; ist keine zumutbare Alternative möglich, kann die betroffene Funktion oder der Vertrag beendet werden. Drittlandübermittlungen erfolgen nur mit einem Mechanismus nach Kapitel V DSGVO.
16. Unterstützung, Vorfälle und Behörden
NaillyPro Studio unterstützt das Studio unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und verfügbarer Informationen angemessen bei Betroffenenrechten, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Konsultationen und der Erfüllung von Sicherheits- und Meldepflichten. Verletzungen des Schutzes von Auftragsdaten werden dem Studio unverzüglich nach Bekanntwerden mit den verfügbaren Informationen gemeldet. Anfragen von Behörden oder betroffenen Personen zu reinen Studio-Auftragsdaten werden, soweit rechtlich zulässig, an das Studio weitergeleitet.
17. Rückgabe, Löschung und Nachweise
Nach Ende der Auftragsverarbeitung löscht oder anonymisiert NaillyPro Studio Auftragsdaten nach Wahl beziehungsweise dokumentierter Weisung des Studios, soweit keine gesetzliche Pflicht oder ein überwiegender Nachweiszweck eine begrenzte weitere Speicherung verlangt. Bei einer Kontolöschung gilt zunächst die 30-tägige Reaktivierungsfrist; danach läuft die automatische endgültige Löschung. Sicherungskopien werden im Rahmen des regulären Backup-Zyklus überschrieben und bleiben bis dahin gegen produktiven Zugriff gesperrt. Das Studio kann vor Vertragsende verfügbare Exporte nutzen.
18. Kontrollen und Nachweispflichten
NaillyPro Studio stellt dem Studio die zur Prüfung der Einhaltung von Art. 28 DSGVO erforderlichen Informationen in angemessenem Umfang zur Verfügung. Prüfungen sind mit angemessener Vorankündigung, während üblicher Geschäftszeiten und unter Wahrung von Vertraulichkeit und Sicherheit durchzuführen; vorhandene Zertifikate, Berichte und Dokumentationen sind vorrangig zu nutzen. Kosten außergewöhnlicher Vor-Ort-Prüfungen trägt das Studio, soweit kein von NaillyPro Studio zu vertretender Verstoß festgestellt wird.
19. Vorrang und Schlussregelung
Bei Widersprüchen gehen individuell geschlossene Datenschutz- oder Auftragsverarbeitungsvereinbarungen sowie zwingendes Recht vor. Im Übrigen gelten dieser Studiovertrag, der Datenschutz-Zusatz, die AGB und die jeweils in der Plattform akzeptierten Datenverarbeitungsregeln gemeinsam für die Studio-Nutzung.